Эффективное взаимодействие по электронной почте

E-mail - это один из основных сервисов, который предоставляется в интернете и без электронной почты уже сложно представить современную работу. Без почтового ящика невозможно зарегистрироваться в социальных сетях и других сайтах. Везде в качестве вводимой информации запросят ваш майл. Некоторые люди сколотили себе неплохое состояние на том, что умеют грамотно распоряжаться почтовыми ящиками своих клиентов. Речь идёт об инфобизнесменах, которые сначала собирают многотысячные базы читателей, а потом монетизируют эту лояльную базу данных при помощи продажи электронных книг.

Другой пример - владельцы сервисов e-mail-рассылок также неплохо на этом стригут капусту. А всё потому, что e-mail - это прямой доступ к клиенту. Ваше письмо наверняка прочитают. Этим порой злоупотребляют спамеры.

Но речь не об этом. Важно научиться правильно работать с таким инструментом как электронная почта. Например, когда вы получаете деловое письмо, то признаком хорошего тона является ответить на него хотя бы короткой фразой “ок”. Просто для того, чтобы подтвердить, что вы прочитали письмо, и что оно нигде не затерялось на пути к вашему почтовому ящику.

Ясное дело, что если вы не подтвердите, что ознакомились с письмом - это дурной стиль для командной работы.

Желательно писать вместо обычного “Без темы” или “No subject” действительную тему письма. Полезно бывает также сохранять всю входящую и исходящую почту на серверах. Мне уже неоднократно помогало это в делах, когда какой-нибудь документ может снова пригодиться через год или два. Так как почту я не удаляю, то это часто выручает в тех или иных делах.

Кстати, практика показывает, что сервера Яндекса и Гугла с их сервисами бесплатной почты работают намного надёжнее, чем корпоративная почта, поднятая на вашем сервере. За время моей работы с этими web-решениями, я могу припомнить тоько один-два краткосрочных сбоя на серерах Яндекса. Но они никак не повлияли на работу. Причём сбои носили краткосрочный и безболезненный характер.

В то же время, когда встречаешься с корпоративной почтой какой-нибудь организации, то чуть ли не каждое третье письмо теряется. Люди утверждают, что слали письмо, а вам ничего не дошло. Возможно, люди лгут насчёт того, что они что-то слали. Но я сомневаюсь, что это происходит настолько часто.

Использовать или нет почтовые клиенты - это большой вопрос. Например, я, предпочитаю работать через web-интерфейс. Многие любят The Bat! и MS Outlook. Мне эти приложения не особо по душе.

Надо уметь эффективно работать с почтой. Сделайте папки для писем разных категорий (это возможно в Яндекс-почте). Входящие - это письма для обработки. Остальные папки структурируются по проектам. Ещё можно сделать папку “архив” куда помещаются все письма, которые нельзя отнести к какому-то проекту. Даже если вы сделаете 5-7 папок и будете сортировать письма по ним, для вас это будет весьма удобно.

Избегайте многократной проверки почты в течение дня. Проверяйте её пару раз в день. Утром и вечером. А не каждые 10 минут.