Электронный документооборот - Google.Docs

Вот так выглядит моё рабочее пространство в Google.Docs. Вполне неплохо.

Вот так выглядит моё рабочее пространство в Google.Docs. Вполне неплохо.

Электронный документооборот для индивидуального предпринимателя - вещь безусловно полезная. Хорошо бы обеспечить где-нибудь хранилище всех своих файлов и данных, иметь к ним доступ в любое удобное время. Вне зависимости от того, разлилось кофе на фаш ноутбук или вы его уронили в Чёрное море, дубли ваших документов должны быть где-нибудь заархивированы. Хороший вариант воспользоваться сервисом SaaS (Software as a Service). Данные лежат на сервере в интернете.

Я - разработчик системы электронного документооборота камской инженерно-экономической академии. Когда мы вывели основную версию в эксплуатацию, я вдуг встретил сервис "Документы" от компании Google. Естественно, я не мог пройти мимо такого интересного решения. Когда я открыл этот сервис, то обнаружил большое количество схожих элементов этого сервиса и того, что мы разработали для своего ВУЗа. Google.Docs - полноценная система электронного документооборота (СЭД) для частного лица или небольшой компании. Правда там есть существенные ограничения. Например, сегодня там можно хранить только 1 гигабайт данных бесплатно. Маловато, но для текстовых документов - достаточно.

Итак, вы можете туда закачивать любые файлы, вы можете создавать файлы презентаций, форм, текстовых документов и таблиц прямо в режиме онлайн.

Вы можете создавать папки, а также выстраивать из них иерархии папок. Каждой папке можно назначить свой цвет. Работать с сервисом легко и приятно. Хотя web-интерфейс немного менее удобен, чем интерфейс внутри вашего ноутбука, но всё-таки он достаточно удобен. Мне понравилось, что можно писать статьи прямо в онлайне и сохранять архивы прямо в своём аккаунте. Всё что мне нужно для работы над материалами "на будущее" - макбук и беспроводной модем. И я могу работать прямо из любой точки города. Из кафе, института, дома, работы. Это просто супер! При этом там всё так организовано, что помогает выстроить структуру файлов так, чтобы был порядок. Сделать бардак там довольно сложно. Хотя... если постараться, то можно)

Кстати, онлайн-проверка правописания, а также такие фишки как статистика слов, возможность форматирования - всё это очень радует. Есть возможности коллективной работы, правда сам я этим не пользовался. Вы можете туда закачивать любые файловые архивы, а многие форматы файлов вроде pdf открываются прямо в режиме онлайн-просмотра.

Мне известно, что Google.Docs отлично используются для написания SWIPE-файлов, для создания архивов. Я бы рекомендовал эту систему электронного документооборота для индивидуальных предпринимателей, журналистов, копирайтеров, менеджеров. Система очень хорошая. Я видел разные СЭД. Например NauDoc. Могу сказать, что решение от гугла простое, но - очень удобное. Поисковый движок Google + сервера, которые не нужно обслуживать и платить за них.

Единственное но - с моим медленным интернетом от МТС я всё боюсь, что что-нибудь глюканёт из-за качества связи и набираемая работа не сохранится на сервере.

А в целом уже начал вести документацию прямо в своём аккаунте гугл. Удобно, мне нравится.

Кстати, слышал про какие-то оффлановые решения от Google относительно СЭД. Вобщем я распробую Google.Docs и возможно немного позже поделюсь новыми впечатлениями.