Контроль поручений руководителем

Со стороны может показаться, что работа руководителя более проста во всех отношениях. Обычно руководителям полагается более длительный отпуск в году (которым они не пользуются). У них выше зарплата и их никто не отчитывает за опаздание. Есть даже народная поговорка - «начальство не опаздывает, а задерживается».

Лично у меня был опыт руководства небольшим количеством сотрудников. Одна девушка работала по трудовому договору, вторая - сдельно и плюс периодически я разадвал поручения примерно десятку фрилансеров. Параллельно велось общение с деловым партнером. Работа велась всего лишь по трем проектам. И все равно, даже при небольшом количестве сотрудников, в делах порой возникала путаница.

А теперь представьте, что у вас будет 35 или 50 подчиненных. Как контролировать данные им поручения? Главная идея, которую продвигает эксперт по управлению временем Глеб Архангельский - это формирование системы контроля поручений.

СИСТЕМА КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ

Суть в том, что на практике поручения разносятся по различным носителям. Какое-то поручение было дано только лишь в устной форме, какое-то фиксируется по e-mail и еще какая-то часть - в ежедневнике. В итоге получается, что если поручение дается много, и если исполнителей и контрагентов тоже немало, то возникает путаница. Нет какого-то единого носителя, где бы все фиксировалось.

В качестве одного такого места, где собираются все поручения может быть Excel в папке DropBox или MS Outlook. Существуют готовые решения для учета задач. Примером такой системы для малого бизнеса может послужить Мегаплан. Имеются также аналогичные штуки и для крупных корпораций. Можно также использовать корпоративную систему электронного документооборота.

При наличии такого единого хранилища поручений и задач, ни одна важная задача не ускользнет от вашего взора. Но мало задачу зафиксировать. Важно также периодически по каждому поручению капать исполнителям на мозги. Звонить и спрашивать о промежуточных результатах, например. Это страшная вещь. Когда люди будут знать, что товарищ Николаев не отстанет пока не дождется исполнения задачи. Поэтому проще сделать и отвязаться, чем откладывать задачу или проект на потом.