Управление временем на презентациях

Вы когда-нибудь участвовали на конференциях, презентацих и аналогичных массовых собраниях? Всегда убивает то, как неэффективно там порой относятся к времени. Вот выходит выступающий, который начинает читать доклад по бумажке и вот он уже читает по слогам свою бумажку уже 20 минут. Явно превосходя регламент.

Вот несколько советов по управлению временем не презентациях:

- придумайте варианты доклада на случай, если вам сократят время выступления или, напротив, появится дополнительное время на выступление. Разное бывает. К примеру, предыдущий выступающий или несколько выступающих затянули свои ответы и в итоге вам досталось меньше времени. Или, напротив, кто-то из докладчиков не вышел выступать. У вас всегда должен быть вариант действия, при любом развитии сценария;

- если вы записали презентацию и демонстрационные файлы на CD-диск, обязательно возьмите дублирующую копию на флешке и позаботьтесь, чтобы также файлы были доступны из интернета. Такая предусмотрительность уже не раз помогала лично мне.

- интернета в конференц-зале может и не быть. Если вам нужен интернет, а его вдруг не окажется, то заранее стоит позаботиться о такой вещи как скриншоты нужных сайтов. Саму презентацию также нужно делать в формате Power Point и в виде отдельных нарезанных Jpg-файлов, на случай сбоя. Точно также, если вы демонстрируете какой-то проект на специфичном программном обеспечении, то обязательно также нужно заранее подготовить скриншоты или видеоролики. На случай если данная программа на компьютере в конференц-зале откажется работать. В презентационных слайдах нужно использовать мало текста и шрифт должен быть достаточно крупным.

- уже отмечали выше, что нежелательно выступать по готовому тексту. Кjгда выступающий читает, то это всегда выглядит плохо. Дело не только в технике чтения и интонации. А в том, что это сразу показывает, что выступающий не готовился. Лучше для себя выписать структуру выступления на бумажке. Опорные тезисы, вокруг которых можно будет развивать мысль.

- посматривайте на часы. Но так, чтобы это было незаметно. Например, в углу экрана, на котором вы демонстрируете презентацию. Это позволит следить за тем, чтобы не слишком выйти за рамки регламента.

- кстати, нет ничего особенного в том, чтобы свернуть часть выступления или наоборот немного отойти от плана выступления, вступить в интересную дискуссию. Часть выступления можно свернуть и предложить задать вопросы по такому-то пункту после выступления в частном порядке.

Советы составлены на основе рекомендаций Глеба Архангельского и на базе личного опыта.