Как разобраться с делами, которые мы должны делать

Попробуйте записать все ваши дела, которые вы делаете на работе в течение недели. А потом попробуйте измерить время, которые вы тратите на то или иное дело. Разделите их на 4 группы. Это известная матрица Эйзенхауэра.

1) Важные и срочные
2) Важные и не срочные
3) Неважные и срочные
4) Неважные и не срочные

Матрица поможет вам понять, насколько вы эффективны или неэффективно работаете.

Самым приоритетным квадрантом должны быть важные и несрочные дела. Эти дела вам принесут пользу в будущем. И вы большую часть своего времени должны тратить именно здесь.

В таком случае, вы сразу же увидите резервы времени, которые вы затрачиваете не на те задачи. Почему это важно? В неделю у вас немногим больше 100 активных часов. Даже если вы начнёте более эффективно использовать 10% вашего времени (вместо того, чтобы играть в стратегические игры вы к примеру начнёте делать зарядку или на новый проект), то это уже в какой-то мере сделает вас намного более продуктивным и будет в большей степени отвечать вашим долгосрочным интересам.

Часть работы вы можете делегировать. Многие руководители не любят делегировать полномочия. Это может происходить из-за отсутствия доверия. Если вы не доверяете своим сотрудникам, то зачем вы их наняли? Если нет доверия, то работать невозможно.

Кстати, вот 9 правил делегирования, а также контроль, виды контроля.


Что можно делегировать?

Во-первых, рутина, подготовительная работа. Подобные виды работ всё равно нужно сделать, но стоимость работы руководителя стоит дорого и лучше бы вы занимались бы какими-то стратегическими вопросами, нежели мытём полов в собственном офисе.

Это не значит, что нужно бояться рутинной работы, но порой эффективно это поручить отдельному человеку.

Можно даже делегировать то, в чём вы являетесь экспертом. Ведь вы всегда сможете научить или подкорректировать работу своих исполнителей.

Что нельзя делегировать?

В первую очередь это стратегические задачи. Такие как планирование, стратегическое развитие вашей организации, нельзя делегировать составление плана работы или контроль. Контролировать ваших сотрудников должны в первую очередь именно вы. Вы же должны делать оценку работы ваших сотрудников. Также нельзя делегировать личные поручения, которые поручили именно вам.

Кроме того, не стоит важные, срочные и нетипичные задачи поручать кому-то, а также задачи с высокой степенью риска.

Кому делегировать?

По каким критериям вы выбираете сотрудника, которому вы хотите делегировать задачи? В первую очередь это профессионализм, сообразительность, способности и дела. И, конечно же, мы смотрим на уровень ответственности. Раздолбаям важное дело страшно поручить. Важно также и то, хочет ли сотрудник делать эту задачу. Не забывайте про свойства личности. Кто-то делает всё четко, кто-то более спонтанен и зависит от настроения.

По мотивам вебинара http://vk.com/trainingformanagers