Организация времени

Фото с psylive.ru

Фото с psylive.ru

Организация своего времени, а именно организация рабочего времени, планирование своего времени - это крайне важно. Я думаю с этим никто не будет спорить.

Как-то, в одной из прошлых статей, рассуждал на тему тайм-менеджмента фрилансера. Тогда, как и сейчас, я утверждал, что любая методика управления временем бессильна, при существовании внутреннего хаоса. То есть, если вы не спокойны, и обстановка не позволяет сконцентрироваться, что-то раздражает и тем самым отвлекает – придерживаться вашего плана по тайм менеджменту никак не получиться.

И заметьте, это не тайм менеджмент офисного работника. Задача будет посложнее. Нужно наладить рабочее время фрилансера. А фрилансер, как известно, птица вольная. И если ваш внутренний «босс» вас не заставит работать в правильном режиме, то никто не заставит.

Предположим, что прошлая статья пошла на прок и все помехи устранены. Вы спокойны, сконцентрированы, никто не мешает и готовы к работе.

Но как выявить универсальный план для всех фрилансеров, который принесет более высокую производительность и экономию времени?

Ведь, у каждого свой график, своя нагрузка и свои обстоятельства. Всех фрилансеров под один график не загнать. Стало быть, можно определить правила, придерживаясь которых, каждый фрилансер сформирует свой график. И, на самом деле, пунктов не так уж и много. Главное, стараться максимально придерживаться этих правил.

Организация времени

Итак, начнем с нулевой точки. Момент, когда вы вообще не организованы.

Вы фрилансер – сам себе хозяин. Графиков нет, никто не контролирует, не нудит, если вдруг опоздаете, не приглашает «на ковер» за какой-то недочет и т.д. Одним словом - Свобода!

Но, все мы знаем, что свобода эта, совсем не похоже на ту, которая представляется фрилансеру, в самом начале его пути.

Фриланс – работа, не проще офисной. Просто разница в том, что график намного гибче. А вот эту гибкость, не всегда просто контролировать. Но, далее попробуем «схватить её за горло».

Прежде чем, перейти к эффективному планированию рабочего времени, предлагаю несколько отойти от темы. Советую устроиться поудобнее:

- Ваше рабочее место, должно быть уютным и комфортным. Чистота, не маловажный фактор в этом плане. Старайтесь иметь меньше лишних вещей в пределах рабочего места. Захламлённый стол портит настроение, а работать без настроения - не дело.

- Расставьте все так, чтоб не тратить время, и не ходить или тянуться за чем-либо через весь стол. Пусть все необходимые предметы будут под рукой и вам будет удобно их использовать.

- Организуйте хорошее освещение. Не работайте в темнице, не вредите глазам и опять же, не портьте себе настроение. Удобная клавиатура, мышка, радио-телефон под рукой и т.п. – всё это сэкономит время и нервы.

Итак, далее планируем:

1) График вашего организма

Для начала займемся своим организмом. Когда организм просыпается? Когда вы наиболее трудоспособны? Сутра? Или может ночью? Когда менее активны и в это время вас клонит в сон? Можно выбрать любой график, но также учесть сторонние факторы которые вас отвлекают (домашние и семейные заботы и т.п.). Это даст вам понятие о том, когда вам надо утром пробуждаться, когда питаться, когда ложиться спать.

2) Определяем свой график работы

Сужаем круг и выявляем рабочие и не рабочие часы. То есть, понять в какое время вы работаете, а в какое занимаетесь чем-нибудь еще. Можно использовать метод исключения и определить, какие нерабочие задачи и в какое время, вы должны выполнять. Например, занятие спортом, походы в магазин, приём пищи, перерывы, сон, досуг, выходные и т.п. Поняв это, можно выяснить, какие периоды времени остаются на стабильную работу без отвлечений.

В итоге, у вас получиться определенный график, которого надо будет придерживаться по максимуму. Но все это, конечно с учетом активности вашего организма (1 пункта).

[ к примеру вот эта статья верстается и публикуется в 4 часа и 20 минут утра - такой вот неправильный рабочий график - прим. ред ]

3) Список дел с уточнением приоритетности

У вас, всегда должен быть под рукой блокнот, или документ, в электронном варианте, где вы отмечаете свои дела и задачи. И я советую отмечать даже те, которые не относятся к работе и не являются значительными. И обязательно делайте всё по порядку. Не смешивайте все в кучу. Во-первых, у вас всё станет упорядочено. Во-вторых, вы всегда сможете выставлять приоритеты, избавиться от многозадачности и тем самым сэкономить время.

3) Долгосрочные цели разбивайте на части.

Например, у вас есть задачи на неделю, или на месяц. Вам надо её четко разделить на части, внести в список задач, выставить приоритеты и выполнять на ряду с остальными (пункт 2). Таким образом, вы не потеряете скорость в выполнение более краткосрочных задач, и в то же время, эффективно и без опозданий - будете выполнять долгосрочные.

4) Ограничьте время интернет-серфинга

Интернет-сёрфинг, как полезная, так и ужасно вредная вещь. Он просто съедает ваше время. И отвлекает, незаметно для вас самих. Определите, сколько вы будете тратить на чтение новостей, блогов, общение в социальных сетях и т.п. И допустим, выделите часик в день, на это занятие.

5) Упрощайте работу за компьютером.

При работе за компьютером - используйте горячие клавиши в различных приложениях. Это экономит время. Объединяйте несколько мессенджеров в один, используя соответствующие приложения – клиенты. Таким же образом объединяйте почтовые ящики.

Все эти действия, так же упорядочат работу, и избавят от необходимости, быстро перемещаться от одного окна или приложения к другому. А результатом будет – меньше мороки и больше времени на другие задачи.

По сути, это всё. Это тот план, который я сформулировал для себя. Пользуюсь им из-за дня в день.

P.S. Повторюсь, самое важное не сбиваться! Придерживаться этих правил, и не отступать от графика.

Автор: Кэлин специально для GarageBiz.ru